Data Asset, siapa yang mengelola ?

[sm1010pmxx04-esa]

Saya sering diminta data secara mendadak oleh bagian lain seperti data tanki, lorry tank, trailer, vaporizer, hp pump dll (serial number, tahun pembuatan, tanggal terima, dll) yang menurut saya seharusnya data tersebut sudah ada di bagian Asset Management yang melakukan control terhadap asset-asset perusahaan. (Mohon koreksi jika saya salah )

Apakah data-data seperti itu tidak bisa disimpan di SAP T-Code IE03 atau IL03 ???
Sehingga setiap bagian yang memerlukan data tsb bisa langsung mencari dan mendapatkannya. Karena sering situasinya urgent sementara kondisi saya sedang diluar kantor.
Apakah tidak ada "link data" di SAP antara Bagian Pembelian dengan Bagian yang mengontrol Asset pada saat terjadi transaksi pembelian, dan juga tidak "link data" antara Bagian Gudang dengan Bagian Asset, sehingga asset yang dibeli dan diterima bisa dicontrol dan diinventaris dalam data base di SAP sejak awal ???
Siapa yanng bertanggung jawab untuk mengupdate data tersebut di SAP ?
Mohon pencerahan

[sapmm]

Dear Pak Esa,
Mengenai sub pertanyaan "Apakah tidak ada "link data" di SAP antara Bagian Pembelian dengan Bagian yang mengontrol Asset pada saat terjadi transaksi pembelian, dan juga tidak "link data" antara Bagian Gudang dengan Bagian Asset, sehingga asset yang dibeli dan diterima bisa dicontrol dan diinventaris dalam data base di SAP sejak awal ??? " kami informasikan bahwa link tersebut ada, khususnya pengadaan asset baru.

Alurnya apabila ada permintaan asset baru (misal: hp pump) dapat kami sampaikan secara singkat sbb:
-Cabang meminta no. asset dgn mengisi form, ditujukan ke Pak Timothy (Samator), Pak Sobari (AGI), Pak Nogi (SGI)
-Dari no asset yang didapat akan di isikan oleh bagian gudang saat pembuatan Purchase Requisition (PR).
-Bagian Pembelian membuat Purchase Order (PO) meng-adopt dari PR yang dibuat gudang.
-Dan Bagian Gudang melakukan Good Receipt (GR) merefer PO yang dibuat pembelian
-Dari posting GR tersebut akan mengupdate value dari master data Asset.

Dari beberapa transaksi tersebut semuanya terkait/link, sehingga apabila misal ada kebutuhan mengecek master aset tersebut dibeli dengan no PO, GR berapa dan sebagainya akan kelihatan dari sisi master assetnya. Untuk update (dalam hal ini value asset) dilakukan oleh sistem secara otomatis saat posting GR oleh gudang.

Demikian penjelasan terkait pembelian dan GR-nya.

Salam
SAPMM

[sm1010pmxx04-esa]

Dear Team SAPMM,
terimakasih atas penjelasannya, jika memang sudah ada link data tersebut, dimana saya atau rekan divisi lain yang membutuhkan data-data asset tsb bisa mengaksesnya di SAP ? T-Code apa yang dipakai ?
Sebagai contoh :
Kemarin mendadak harus disiapkan data SN, Manufacturer, Tanggal Manufactur untuk 1 unit Trailer Tank CO2 kapasitas 25Ton yang diterima di Samator Bambe bulan Pebruari 2011.
Dimana data-data tersebut disimpan di SAP ? Sehingga bagian pembelian, maintenance, control asset, dapat mendapatkannya di SAP ?

Contoh lain :
saya menerima cc email dari Bp Agus Priyadi - Spv Gudang sbb :
Yth. Bu Riris / Bp Rifai
Telah diterima Tanki baru dari VRV ASIA PACIFIC PVT LTD PO 4516000152 pada hari Rabu 01 Februari 2012 :

2 Unit Storage Tanki Model ECT 6/17 ( 6000 L )---------> pembagian 1 Unit u/SMT BAMBE & 1 Unit u/SMT KENDAL
s/n : 11T 0249 & 11T 0250

dimanakah (mungkin setelah 1-2 minggu dari tanggal terima) di SAP saya dapat mengakses data tanki tersebut, dan apakah datanya sudah lengkap termasuk nomer/kode equipment ?

Mohon arahan.

[sapmm]

Dear Pak Esa,

Kami tambahkan beberapa informasi terkait GR asset dari Purchase Order oleh gudang, field yang diisikan oleh mereka terbatas untuk kepentingan kelengkapan Invoice verifikasi (standart sistem), link yang kami maksud terkait master data asset s/d GR. Biasanya setelahnya ada proses lanjutan yaitu create atau update master data di Plant Maintainance module (Equipment, dsb) termasuk detail serial numbernya.

Mungkin dari rekan PM bisa memberikan solusi atas pertanyaan Bapak ini, nantinya apabila rekan lain misal bagian pembelian ingin mengakses data tersebut, tentu bisa selama ada otorisasi tcode tersebut.

Demikian tambahan dari kami

Salam
SAPMM

[sm1010mmim02-agus]

Dear Mas Pur..
Urun Rembuq...
Maksud dari Pak esa.. perilaku Asset terutama Tanki,Vaporizer,Pompa Cryogenik itu bisa terlacak lewat IQ03 / IQ09, jadi posisi dari Asset tersebut sewaktu-waktu bisa terlihat dan bisa terbaca historisnya, ini seperti yg dulu pernah saya usulkan perilaku asset seperti botol.

Demikian, semoga bisa menjadi masukan
TQ
Agus

[sapmm]

Dear Mas Agus,
Kami informasikan bahwa untuk membuat suatu kode material ber-serial number seperti halnya Botol MP, harus bersifat general untuk type tertentu, seperti halnya ZPAC yang terpasang ZZMM. Sedangkan type/jenis Barang Dagangan maupun Sparepart tidak bisa dibuat seperti karena tidak semua material mempunyai serial number. Kalau untuk memberi perlakuan Asset Vaporiser dsb seperti botalan setahu saya belum ada kebijakan dari management.

Seperti yang kami posting sebelumnya, setelah GR/LPB dari gudang biasanya ada transaksi lanjutannya, seperti yang disebut oleh Pak Esa pada tcode user maintenance.

Salam
Purwandi